Communicatie: Tips om te zenden en ontvangen

Communicatie is een best complex proces met drie verschillende invalshoeken. Communicatie heeft een inhoud (hoofd), het is een proces (handen) en er zijn relaties (hart) bij betrokken. Dat betekent ook dat het niet zo gek is dat er regelmatig iets niet helemaal ontvangen wordt zoals de zender dat bedoelde of wilde. Want op alle drie die invalshoeken kunnen er misverstanden ontstaan, waardoor je als het ware langs elkaar heen praat. En de ontvanger iets anders ontvangt, dan de zender bedoelde te zenden.

Hoofd (inhoud)

Alle communicatie heeft, of je nu wat zegt in woorden of geen woorden gebruikt, op de een of andere manier een inhoud. Die inhoud kan gaan over bijvoorbeeld gedachten, ideeën, meningen, overtuigingen, feiten, doelen, middelen en standpunten over een bepaald onderwerp. Maar ook vragen stellen, kritiek of complimenten geven, uitwisselen van standpunten en instemmen over een bepaald thema gaat allemaal over de inhoud van de boodschap op het niveau van het denken. En daarmee op het niveau van het hoofd.

Handen (proces, procedure)

Op het niveau van handen, van doen en actie, gaat het om hoe het onderlinge gesprek geregeld wordt. Afspraken die je al of niet met elkaar expliciet maakt. De volgorde waarin je bespreekt wat je te zeggen hebt. Wie leidt bijvoorbeeld het gesprek en wie bewaakt de tijd en de plaats en wie zit naast wie. Dit zijn allemaal zaken die over het concrete doen gaan.

Hart (relaties)

In communicatie is de boodschap van het hart de diepste en meest verbindende boodschap. Op dit niveau in de communicatie deel je je ervaringen, je gevoel en je stemming ten aanzien van een bepaald onderwerp. Hier voel je je ook het meest kwetsbaar. Maar zonder die kwetsbaarheid kan de verbinding ook niet ontstaan.

Door elkaar

In gesprekken met elkaar lopen deze drie niveaus van communiceren vrijwel altijd door elkaar. Naast de inhoud kan zowel de procedure of het proces als het onderliggende gevoel onderwerp van gesprek zijn. Deze drie niveaus hangen met elkaar samen en werken sterk op elkaar in. Als je bijvoorbeeld iets aardigs zegt op het niveau van het hart (de relatie), dan wordt het vaak makkelijker om op het niveau van de inhoud en het proces afspraken te maken en andersom geldt dat natuurlijk net zo. Als je sterk gericht bent op de inhoud en niet op de relatie kan dat tot gevolg hebben dat er te weinig commitment ontstaat, waardoor je meer moeite moet doen om iets voor elkaar te krijgen. Als iemand bv. een lastige thuissituatie heeft met een zieke partner en je collega benaderd je alleen maar zakelijk en inhoudelijk, dan ontstaat er weinig commitment om voor die collega iets te doen of extra te doen. Degene met de lastige thuissituatie kan zich daardoor niet gezien en gehoord voelen en gaat als gevolg daarvan uit contact. Helemaal als die persoon ook nog onderliggende emotionele triggers op heeft niet gezien en gehoord en erkend worden.

Misverstanden tussen zenden en ontvangen

Wat regelmatig gebeurt bij misverstanden in de communicatie is dat er een mening wordt gegeven op het inhoudsniveau waarop de luisteraar, de ontvanger iets anders ontvangt dan wordt bedoeld bij het zenden. De inhoud roept bv. een gevoelslading op en van daaruit reageert de ander dan. De oorspronkelijke zender begrijpt in veel gevallen dan totaal niet wat er gebeurt. En mogelijk herhaalt hij zijn boodschap nog een keer en ook nog op dezelfde manier, waardoor hij de respons bij de ander versterkt. Hoe communicatie werkt, wordt ons vaak niet als kind geleerd en we hebben dan ook meestal geen flauw benul van alle haken en ogen. Zo zijn er allerlei filters tussen het zenden en ontvangen aanwezig. Als wij met zijn tweeën in dezelfde ruimte aanwezig zijn ervaren we beiden een andere werkelijkheid. En communiceren doen we vanuit onze eigen werkelijkheid zonder te beseffen dat de ander in een andere werkelijkheid leeft. Ja we zijn aanwezig in dezelfde werkelijkheid, maar onze ervaring/beleving ervan is compleet verschillend. Als je daar in je communicatie geen rekening mee houdt, zul je regelmatig tegen gedoe in je relaties aan kunnen lopen. 

Onderlinge verschillen

Een veel voorkomend voorbeeld daarvan is de communicatie tussen hoogsensitieve mensen en niet hoogsensitieve mensen. Een hoogsensitief persoon neemt over het algemeen veel meer subtiele verschillen waar dan een niet hoogsensitief persoon. En omdat een hoogsensitief persoon al jong geleerd heeft om rekening te houden met de behoeften van anderen, gaat hij of zij er vanuit dat de ander dat ook doet. Maar dat blijkt in de praktijk een grote misrekening. Want de niet hoogsensitieve persoon neemt als die subtiele signalen gewoon niet waar. Er is dan geen sprake van onwil of geen rekening willen houden met de ander. Hij of zij ziet of hoort het gewoon niet. En begrijpt er meestal ook niks van als de hoogsensitieve persoon hem of haar iets probeert duidelijk te maken. Omdat het zenuwstelsel van die persoon nu eenmaal minder scherp staat afgesteld. Dat betekent ook dat de hoogsensitieve persoon in zijn of haar communicatie veel duidelijker zal moeten zijn naar de ander over zijn of haar behoeften. En daar dan ook rechtstreeks om moeten vragen. In het artikel: Hoogsensitief of gewoon gevoelig

Waar denk jij aan als je aan een bloemkool denkt?

Iedereen heeft in zijn of haar leven geleerd een eigen betekenis te geven aan de verschillende situaties. In de praktijk levert dat nogal eens ruis op de lijn op. Als ik in mijn trainingen aan tien deelnemers vraag om vijf dingen op te schrijven waar ze aan denken als ze aan een bloemkool denken, dan levert dat in de praktijk nooit één betekenis op die iedereen heeft opgeschreven. Want iedereen denkt aan iets anders. Ja er zijn wel overeenkomsten, maar niet alle tien deelnemers hebben die betekenis erbij staan. Maar het geeft wel weer dat je over het algemeen met mensen met wie je meer vergelijkbare betekenissen hebt, gemakkelijker zult communiceren. Wat niet betekent dat er iemand goed of fout is of doet. Maar wel dat je als je wilt dat je communicatie soepeler verloopt je rekening zult moeten houden met deze verschillen. En de ander moeten vragen wat voor hem of haar een bloemkool betekent!

Automatische filters bij zenden en ontvangen

Onze hersenen filteren volautomatisch aan de hand van eerdere gebeurtenissen en de betekenis die we daaraan hebben gegeven alles wat er aan prikkels voorbij komt. Daarbij wordt het grootste deel van alle prikkels die je via je zintuigen waarneemt direct verwijderd, zonder dat je je dat ook maar een moment bewust bent. Om je te laten ervaren wat ik bedoel: Je lichaam neemt perfect waar dat jij nu op dit moment op een stoel zit. Maar totdat ik daar nu je aandacht naartoe liet gaan, was jij je dat hoogstwaarschijnlijk niet bewust. Je voelde niet concreet je billen op de stoel, maar nu ik het er over heb ervaar je dat wel. Je hersens filteren dat het voor jou op dit moment geen relevante informatie is, waardoor het niet in je bewustzijn komt. Totdat er iets in je innerlijke of uiterlijke werkelijkheid gebeurt waardoor het wel relevant is. Tot die tijd verwijderen ze die informatie gewoon.

Informatie vervormen 

Wat onze hersenen ook doen is door de eerdere ervaringen die we hebben gehad en de betekenis die we daaraan hebben gegeven is informatie vervormen. Meestal spelen emoties daar een rol bij. Als je bv. een trigger op een bepaalde situatie hebt, zul je alle informatie die je hersenen daaraan linken niet meer objectief waarnemen. Je emotie kleurt dan de gebeurtenis. Vaak heb je dan de neiging zaken op te blazen, terwijl het voor een ander echt nergens over gaat. Maar voor jou is het door de onderliggende emotie wel een dingetje... Gevolg is dat je dan gedoe kunt krijgen omdat je elkaar totaal niet kunt volgen of begrijpen. Meer over hoe emoties werken kun je lezen in het artikel: De boodschap van emoties

Generaliseren

Een ander filter in de communicatie is het generaliseren wat onze hersenen regelmatig doen. Als we iets een paar keer hebben meegemaakt, gaan onze hersenen er volautomatisch vanuit dat het altijd zo is. En daar zit je in de val. Want het feit dat jij het een aantal keer zo hebt meegemaakt, maakt het nog geen vast gegeven in de werkelijkheid van iedereen. Anderen hebben andere ervaringen en daarmee andere filters en kijken daarmee anders naar hetzelfde.

Effectief beïnvloeden

Door je goed bewust te zijn van de verschillende niveaus in communicatie kun je de uitkomst van je gesprekken meer gaan beïnvloeden. Je kunt invloed uitoefenen op de fysieke uitkomst, maar ook op de sfeer van het gesprek en op hoe de relaties zich ontwikkelen. Op hoe goed je aansluit bij waar de ander zit en wat hij of zij nodig heeft. Als er aan bepaalde basisbehoeften zoals veiligheid niet is voldaan, dan zal dat de uitkomst negatief beïnvloeden. Meer over basisbehoeften lees je in het artikel: Zes Basisbehoeften

Tips voor het zenden van een effectieve boodschap

• Verplaats je zoveel mogelijk in de belevingswereld (hart) van de ander. Voel hoe VOELT het voor de ander.
  Hoe voelt situatie als je in de schoenen van de ander zou stappen? Neem dat gevoel mee in jouw communicatie, door te beseffen dat we allemaal andere gevoelens en behoeften hebben in een gegeven situatie.
• Zodra je spanning in de communicatie ervaart, stel dan eerst vragen. Wees je bewust van de bloemkool! Wat is de betekenis van de bloemkool voor de ander? Wat bedoelt hij of zij precies met zijn of haar opmerking? Zodra je weerstand voelt, check eerst waar het echt over gaat. Daarmee voorkom je al heel veel ruis en gedoe.
• Je moet begrijpen om begrepen te kunnen worden. Pas als jij de ander volkomen kunt begrijpen en kunt valideren (is bevestigen) dat je begrijpt hoe het voor de ander is, zal de ander kunnen ontspannen. Vandaar uit kan er ruimte ontstaan om ook naar jou en jouw versie van de werkelijkheid te luisteren. 
• Kies de juiste manier om je boodschap te zenden (face-to-face, mail, telefoon, brief, etc.). Belangrijke en persoonlijke dingen doe je altijd, maar dan ook altijd het beste face-to-face. Alleen al het nalaten daarvan is een boodschap afgeven. En het is er een waar je bijna altijd spijt van gaat krijgen. Omdat er door het ontbreken van informatiekanalen (verbale en non verbale communicatie) per definitie een verstoorde boodschap ontstaat. En je dus iets creëert dat je niet wilt. Ruzie maken doe je dus niet per whatsapp of facebook chat. Dat is vragen om problemen en nieuwe ruzies.
• Check of de ander je boodschap heeft begrepen. Laat hem of haar liefst in zijn of haar eigen woorden samenvatten wat je gezegd hebt. Als de ander dat niet uit zichzelf doet, vraag er dan zelf naar wat de ander heeft ontvangen.
• Wees niet steeds zelf aan het woord, maar laat vooral ook ruimte aan de ander. De ideale luister-praten verhouding ligt tussen de 30-70. Het is dus niet nodig dat het 50-50 is. Er zijn nu eenmaal mensen die liever luisteren en anderen die liever praten. Maar het is wel belangrijk dat er ruimte is voor beide versies. Een verhouding van minder dan 30-70 is een verhouding spreken-luisteren die onderweg is uit balans te raken. 
• Maak onderscheid tussen hoofdzaken en bijzaken. Wat doet er echt toe? En wat is minder belangrijk? Steek geen energie in wat er niet toe doet. En laat je niet verleiden in de details te stappen waardoor de hoofdzaak uit beeld raakt. Dat betekent niet dat je details moet verwaarlozen, want soms kunnen ze een groot verschil maken. Maar dat geldt voor lang niet alle situaties. Wil de ander het toch over de details hebben stel dan voor om eerst overeenstemming te vinden over de hoofdzaak en spreek af dat je vervolgens samen kijkt naar de details die aandacht vragen. 
• Maak als het nodig is gebruik van ondersteunende hulpmiddelen (PowerPoint, video, audio, flipover, whiteboard, Prezi, etc.) Soms zeggen een paar beelden veel meer dan duizenden woorden. Gebruik maken van metaforen kan ook zeer verhelderend zijn. Vooral als de verhalen in de metaforen aansluiten bij de belevingswereld van de ander. Mannen die bijvoorbeeld veel met auto's hebben kun je daarom het beste iets uitleggen in de sfeer van auto's.
• Zorg voor een rustige setting waarin je niet gestoord zult worden. Verstoringen halen je uit het gesprek vandaan en kunnen het verloop van het gesprek totaal in de war schoppen. 
• Wees je bij het zenden van je boodschap bewust van de verschillende niveaus van communicatie. Als het schuurt, kijk dan op welk niveau de ander zit en waar jij zit en kijk of je aan kunt sluiten bij waar de ander zit. Of benoem dat je merkt dat jullie beide op verschillende niveaus communiceren en spreek af wat je eerst gaat bespreken en wat later.

Tips voor het ontvangen van een boodschap

• Onderbreek de spreker en zijn verhaal zo weinig mogelijk. Elkaar onderbreken is in een soepele relatie geen probleem. Maar wordt wel een probleem als er spanning en ruis is. Het kan oproepen dat de spreker zich niet gezien, gehoord, erkend voelt.
• Bewaar je vragen en opmerkingen tot de zender is uitgesproken. Tenzij je het verhaal niet (meer) kunt volgen. Vraag dan direct verduidelijking.
• Laat merken dat je de boodschap ontvangen en begrepen hebt door een korte samenvatting in je eigen woorden te geven.
• Toon door middel van je fysieke houding dat je interesse hebt. Stel vragen ter verduidelijking.

E-book verbindende communicatie

Verbindende communicatie is de sleutel naar harmonie in je relaties. Als je zou weten en begrijpen wat er allemaal mis kan gaan in de onderlinge communicatie, dan mag het wel haast een wonder heten dat er ook nog zoveel goed gaat. Misschien ben je een natuurtalent in het communiceren en gaat het bij jou als vanzelf. Als dat niet zo is en je wilt begrijpen waarom en wilt weten wat je kunt doen om het beter te maken tussen jou en je partner, collega, kinderen, enzovoorts, download dan dit E-book Verbindende communicatie of een van mijn andere gratis E-books.

Wil jij ook de beste versie van jezelf worden?

Mocht je nog een extra zetje in de rug kunnen gebruiken bij het bereiken van jouw doelen of bij het uitvoeren van je wensen, dan kun je je altijd aanmelden voor een van mijn online trainingen of voor coaching.

Leuk of waardevol artikel?

Als je dit artikel waardevol vindt, help dan mee dit te verspreiden door het te delen met andere vrouwen. Dit kan o.a. door middel van social media knoppen. Ik vind het ook altijd fijn als je een reactie achterlaat. Wat is jouw eerste stap om beter voor jezelf te zorgen?