Loopbaanbegeleiding: Hoe werkt een kennismakingsgesprek?

"Hoe werkt een kennismakingsgesprek en moet ik ook wat meenemen?"

Als je naar aanleiding een sollicitatie wordt uitgenodigd of misschien benaderd bent voor een kennismakingsgesprek heeft de potentiële werkgever al de nodige informatie van jou. Je c.v. en sollicitatiebrief of je online sollicitatie geeft hem inzicht in je motivatie, achtergrond en eigenschappen. Misschien weet jij niet meer dan wat er in de advertentie staat. Wil je goed beslagen ten ijs komen, kun je je maar beter goed voorbereiden op dat eerste kennismakingsgesprek.

Grofweg gaat het in het kennismakingsgesprek om vier zaken:

1. Informatie verzamelen
2. Wat willen zij van mij weten?
3. Wat wil ik van hen weten?
4. Bepalen van je strategie

Informatie verzamelen

Uiteindelijk kies je naast een baan ook een werkgever of organisatie. Je wilt dan natuurlijk wel weten waar je voor kiest. Kijk daarom hoe je zoveel mogelijk informatie over de organisatie te weten kunt komen. Veel informatie is tegenwoordig online op het internet te vinden. Relevante zaken zijn:

Wat doet het bedrijf?

• In welke markt zit het bedrijf?
• Hoe werkt ze?
• Wat is de financiële positie van het bedrijf?
• Groeit de onderneming of krimpt ze?
• Wie zijn de belangrijkste concurrenten?
• Welke vaardigheden zijn voor voor deze organisatie belangrijk?

Trends en ontwikkelingen

Op basis van dit onderzoek kun je relevante vragen stellen in het gesprek. Vrijwel iedere organisatie heeft tegenwoordig een eigen website. Spit die website uit. Hebben ze die niet, dan kun je altijd nog wel branche informatie vinden bij bv. beroepsverenigingen. Hier kun je ook trends en ontwikkelingen terugvinden. Door je goed voor te bereiden op het kennismakingsgesprek toon je de werkgever een vorm van eigen initiatief en interesse die altijd goed gewaardeerd wordt.

Interne sollicitaties

Solliciteer je intern binnen je eigen bedrijf, dan ken je de werkgever natuurlijk al wel. Vraag jezelf wel af of je ook voldoende weet van de betreffende afdeling of divisie. Je kunt natuurlijk gewoon een keertje langs gaan om te praten met een of meer van de medewerkers van de afdeling. Het eerste beeld dat je van een organisatie of afdeling hebt blijkt heel vaak in de praktijk toch op zijn minst genuanceerder te liggen. Hoe meer je weet van de nieuwe functie en omgeving des te beter beslagen ten ijs je komt. Gebruik het kennismakingsgesprek daarom ook zoveel mogelijk voor jezelf om meer te weten te komen over wat voor jou belangrijk is om te weten. Realiseer je dat niet alleen een werkgever kiest, maar jij ook. Kiezen voor een baan die niet bij je past is kiezen voor een crisis op de langere termijn. Door zelf op die manier te kijken naar het sollicitatiegesprek zorg je ervoor dat je met een meer gelijkwaardige insteek het gesprek in gaat.

Tweerichtingsverkeer

Veel mensen hebben nog de neiging een sollicitatiegesprek als een eenzijdig gesprek te zien. Eenzijdig in de zin van dat ze het als een soort ballotage ervaren of zij goed genoeg zijn voor de werkgever en de functie. Als je je echter goed bewust bent van je eigen waarde dan zul je daar genuanceerder naar kijken. Het sollicitatiegesprek is een gesprek in twee richtingen. De werkgever onderzoekt of jij wat voor hen kan betekenen, maar jij moet ook voor jezelf nagaan of je bij deze werkgever en op deze plek wilt werken. Of jij bereid bent om jouw gaven en talenten in te zetten voor de doelen die zij nastreven. En of je vindt dat jij in de omgeving van deze werkgever tot je recht komt en energie van het werk gaat krijgen. De situatie wordt daar veel gelijkwaardiger door en het gesprek ook. Werkgevers zijn over het algemeen best wel gecharmeerd van mensen die hun eigen waarde kennen. En de werkgevers die daar niet van gecharmeerd zijn, daar mag je je van afvragen of je daar zou moeten willen werken...

Gebruik je netwerk

Solliciteer je bij een ander bedrijf dan waar je momenteel werkt, zoek dan naast informatie op het internet ook eens in je kennissenkring naar mensen die bij het bedrijf werken of hebben gewerkt, of die er op de een of andere manier zakelijk mee te maken hebben gehad. Linkedin kan je hierbij prima helpen. Veel mensen denken dat Linkedin vooral gaat over wie je kent. Maar dat is maar zeer beperkt zo. Belangrijker is het wie degenen die jij kent weer kennen. Oftewel de ring eromheen. Je kunt natuurlijk ook eens met iemand met een vergelijkbare functie in gesprek gaan. Je kunt ook altijd een jaarverslag opvragen of een exemplaar van het bedrijfsblad. Eventueel kun je nog een volledige functieomschrijving opvragen. Zorg dat je jezelf goed informeert.

Tip:

Maak voor jezelf een minidossier, waar je de advertentie in bewaart, de artikelen, het jaarverslag, de relevante informatie van het web en je aantekeningen van de gesprekken. Je kunt dan vlak voor het gesprek e.e.a. nog even doorkijken. Je hebt dan ook voor een vervolggesprek alle relevante informatie bij elkaar om je voor te bereiden. En lees ook eens mijn artikel: Lastige vragen in een sollicitatiegesprek

Vragen die je in het kennismakingsgesprek kunt stellen:

• Wat zijn de eerste drie klussen/dingen/projecten die moeten worden gedaan?
• Waarom dan die klussen/dingen/projecten?
• Wat is er mee aan de hand?
• Moet het worden opgestart?
• Moet het worden geïmplementeerd?
• Moet het worden afgerond?
• Wat is de toegevoegde waarde die u geleverd wilt zien?
• Wat is doorslaggevend om in uw organisatie succesvol te zijn?
• Wat moet ik dan meenemen?
• Waar moet ik tegen kunnen?
• Als er teveel ligt, wat wilt u dan dat er absoluut wel gedaan wordt?
• Als je 's morgens op het werk komt, wat doe je dan?
• Wat is de context van de functie en wat zijn de ontwikkelingen?
• Wat is de betekenis van die context en de ontwikkelingen voor de functie?
• Wat heb ik u niet gevraagd, dat ik wel moet weten?

Wat willen ze van mij weten?

Realiseer je dat de potentiële werkgever jou ook graag wil leren kennen. Hij wil weten of je in het bedrijf past en bij de mensen met wie je moet samenwerken. Verder wil hij weten of je past in de functie. Om daar achter te komen stelt hij je vragen. Door je goed op deze vragen voor te bereiden, voorkom je dat je achteraf spijt krijgt dat je je niet beter hebt gepresenteerd. Kijk ook eens bij het artikel: Veelgestelde vragen in een sollicitatiegesprek.

Talenten

Zorg ook dat je ongeveer tien tot vijftien uitgeschreven voorbeelden hebt van allerlei situaties waarin jouw talenten naar voren komen. Beschrijf deze situaties zo beeldend  mogelijk. Neem de ontvanger (de werkgever) in het verhaal mee, zodat hij je het als het ware kan zien doen. Het uitschrijven van deze voorbeelden helpt je in het gesprek om antwoorden te vinden en te geven op onverwachte en lastige vragen in het gesprek.

Wat wil ik van hen weten?

Je hebt je inmiddels al voorbereid door informatie over de werkgever en de functie te verzamelen. Toch zijn daarmee vast niet al je vragen beantwoord. Het gesprek is ook voor jou de gelegenheid om jouw vragen te stellen. Maak niet de misser te afwachtend te zijn in het gesprek. Neem initiatief en houd je eigen doel(en) voor ogen. Het gesprek is immers bedoeld als een tweezijdige informatie uitwisseling. Ook jij wilt weten of deze baan een goede stap is in je loopbaan.