Liever effectiever

Stephen Covey maakt in zijn boek: de zeven eigenschappen van effectief leiderschap duidelijk dat we vaak veel tijd verliezen in dingen die wel ‘dringend’ zijn maar niet belangrijk. Om daar effectiever in te worden, vind je hier wat tips die je kunnen helpen deze tijd terug te dringen. Daarnaast is het hebben van een doel en een plan om je doel te bereiken een belangrijk filter om je activiteiten aan te toetsen. Zorgt dat wat je doet dat je in de richting van je doel beweegt of ga je er juist bij vandaan?

• Kijk als je post binnenkomt meteen wat je ermee moet. Gooi wat je niet gebruikt meteen in de prullenbak en ruim op wat opgeruimd moet worden.
  
  
• Ga regelmatig na welke abonnementen nog zinvol zijn. Denk hierbij ook aan alle mail nieuwsbrieven die niet waardevol voor je zijn.
  
  
• Houd je bureau netjes. Zorg dat je alleen datgene waar je mee aan het werk bent op je bureau ligt.
  
  
• Organiseer en orden je archief. Schakel daar eventueel een professional organizer voor in. Gebruik voor zowel je papieren als je digitale archief dezelfde map indeling, zodat je geen extra tijdverlies hebt om te zoeken.
  
  
• Als je klaar bent ruim dan op. Gooi weg wat weg kan en archiveer de rest.
  
  
• Stel een spreekuur in als je te vaak gestoord wordt in je werk. Bv. iedere dag tussen 09.00 en 11.00 uur heb je inloopspreekuur. Daarna laat je je alleen storen voor dringende zaken.
  
  
• Zo kun je onverwachte bezoekers verminderen. Maak voor hen ook niet zo maar meteen tijd vrij. Vertel ze vriendelijk, maar wel duidelijk wanneer ze wel een beroep op je kunnen doen.
  
  
• Een afspraak met jezelf is ook een afspraak. Zorg dus goed voor jezelf.
  
  
• Zeg niet meteen ja op alle verzoeken die binnenkomen. Vraag eerst indien nodig een time-out en zeg dat je terug komt op het verzoek. Ga in die time-out voor jezelf na of jij wel degene bent die het verzoek moet inwilligen. Kijk of je kunt delegeren en leer positief nee zeggen.
  
  
• Vergaderingen kun je ter voorkoming van uitlopen beter aan het eind van de dag of voor de lunch plannen. De kans dat er sprake is van uitlopen wordt daar kleiner door.
  
  
• Vraag jezelf bij iedere vergadering ook af wat de bijeenkomst je oplevert of op moet leveren. Hoeveel tijd wil je er in steken. Moet je er wel echt bij zijn?
  
  
• Je hoofd is om te denken, je hart om te voelen en je agenda om te plannen.
  
  
• Zorg dat je niet gestoord kunt worden door je telefoon uit te zetten en vraag anderen datzelfde te doen.
  
  
• Ook voor telefoontjes kun je verwijzen naar het spreekuur. Als je een secretariaat/secretaresse hebt laat haar of hem daar een filter voor je in zijn.
  
  
• Houd je gesprekken kort en ter zake doende.
  
  
• Maak iedere dag iets af.
  
  
• Plan tijd in om je mail te beantwoorden en zet je mail uit als je aan een andere klus begint die je concentratie vraagt.
  
  
• Val andere mensen niet onnodig lastig met cc-tjes.
  
  
• Doe iedere dag minimaal 15 minuten helemaal niets en ga bv. mediteren, wandelen of iets anders doen waar jij energie van krijgt.